Bei Krankheit sollten Arbeitnehmer nicht zur Arbeit gehen. Sie können die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, vermutlich nicht erbringen und stecken im unter Umständen auch noch Kollegen an. Bei Krankheit ist es wichtig, den Arbeitgeber rechtzeitig über den Ausfall zu informieren. Wer vom Arzt eine Krankschreibung bekommt, musste sie bislang nicht nur beim Arbeitgeber abgeben, sondern auch bei der Krankenkasse einreichen. Doch mit der Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) ändert sich das Prozedere.
Melde- und Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit
Wer seiner Tätigkeit aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit nicht nachkommen kann, brauchte dafür bislang nicht nur eine ärztliche Bescheinigung für den Arbeitgeber, sondern auch für die Krankenkasse. Der sogenannte gelbe Schein musste vom Arzt ausgestellt werden und sollte neben der diagnostizierten Erkrankung des genannten Patienten auch den Hinweis enthalten, dass der Patient an der Erbringung seiner Arbeitsleistung gehindert ist.
Mit der Meldung der Arbeitsunfähigkeit erfüllen Beschäftigte neben der Melde- auch eine Nachweispflicht. Der Arbeitgeber muss nämlich umgehend über den Ausfall und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Der Arbeitnehmer erbringt mit der Krankmeldung beim Arbeitgeber und bei der Krankenkasse den Nachweis, dass er der im Arbeitsvertrag vereinbarten Tätigkeit für einen bestimmten Zeitraum nicht nachkommen kann.
Wenn die Krankheit länger als drei Tage dauert, muss die AU-Bescheinigung gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz bis spätestens zum Folgetag beim Arbeitgeber vorliegen – also in der Regel am vierten Tag nach Krankheitsbeginn. So können Arbeitnehmer sicher sein, dass ihr Lohn oder Gehalt weitergezahlt wird. Der Arbeitgeber darf allerdings auch schon am ersten Fehltag einen Nachweis über die Erkrankung verlangen.
AU-Bescheinigung muss der Krankenkasse übermittelt werden
Neben dem Arbeitgeber muss auch die Krankenkasse eine Krankmeldung erhalten, damit der Anspruch auf Krankengeld sichergestellt ist, das bei Erkrankungen gezahlt wird, die länger als sechs Wochen dauert. Die Krankmeldung an die Krankenkasse muss innerhalb einer Woche erfolgen.
Das ist im Fünften Sozialgesetzbuch unter dem Thema „Ruhen des Krankengeldes“ geregelt. Laut § 49 Abs. 1 Nr. 5 SGB V ruht der Anspruch auf Krankengeld, „solange die Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse nicht gemeldet wird; dies gilt nicht, wenn die Meldung innerhalb einer Woche nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgt.“ Wer die Krankmeldung nicht rechtzeitig an die Krankenkasse schickt, verliert also demnach seinen Anspruch auf Krankengeld.
Krankschreibung geht inzwischen digital an Krankenkassen
Während Beschäftigte bislang je ein Exemplar der Krankschreibung an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber schicken mussten, wurde der Vorgang inzwischen vereinfacht. Seit Oktober 2021 sind Ärzte prinzipiell verpflichtet, Krankschreibungen in einem elektronischen Verfahren an die Krankenkassen zu übermitteln.
Für Arbeitnehmer bedeutet das konkret: Sie müssen den gelben Schein seit dem 1. Oktober nicht mehr selbst an die Krankenkassen schicken. Weil es noch viele technische Probleme gibt, wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst zum 1. Januar 2022 Pflicht. Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer bekommen nur noch zwei Durchschläge – einen für sich selbst und einen für den Arbeitgeber. Es empfiehlt sich aber, vorab in der Arztpraxis nachzufragen, ob sie bereits über die notwendigen technischen Voraussetzungen zur digitalen Übertragung verfügt.
In einem zweiten Schritt sollen Arbeitgeber ab Juli 2022 ebenfalls digital über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit ihrer gesetzlich versicherten Arbeitnehmer informiert werden – und darüber, wann die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ausläuft. Arbeitgeber werden dann in das elektronische Verfahren zum Abruf der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einbezogen. Die Krankenversicherung soll die AU-Daten zum Abruf bereitstellen, weil sie die Daten vom Arzt erhält.
Bei Störungen dient die AU-Bescheinigung als Beweismittel
Beschäftigte müssen die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber also vorläufig noch selbst als Papierausdruck vorlegen und sollten einen Ausdruck behalten. Die Papierbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit gilt nämlich im Streitfall als gesetzliches Beweismittel. Arbeitnehmer sind weiterhin verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen und zu melden. Wenn im digitalen Verfahren ein Störfall vorliegt, dient der „gelbe Schein“ als Beweismittel. Das Verfahren kann auch gestört sein, wenn der Arbeitnehmer aufgrund eines Krankenkassenwechsels beim Arzt die ungültige Chipkarte vorlegt. Arbeitgeber müssen in diesen Fällen aufklären, warum der Abruf bei der Krankenkasse nicht funktioniert.
Vorausgesetzt, dass alle Arztpraxen die erforderlichen technischen Voraussetzungen erfüllen, kann die elektronische AU-Bescheinigung den bürokratischen Aufwand bei der Bearbeitung und Übermittlung der Krankschreibung deutlich senken. Auch Konflikte zur Frage, ob die AU-Bescheinigung rechtzeitig vorlag, lassen sich künftig vermeiden.