Immer mehr Arbeitnehmer in Deutschland nutzen ein Diensthandy. Während vor einigen Jahren vorwiegend Führungskräfte ein Firmentelefon bekamen, um ständig erreichbar zu sein, ist es heute nicht unüblich, dass auch Arbeitnehmer ohne Führungsposition ein Firmen-Smartphone nutzen. Doch bei der Nutzung ist Vorsicht geboten: Was Arbeitnehmer mit dem Diensthandy machen, ist nicht allein ihre Sache. Welche Rechte und Pflichten ergeben sich durch die Nutzung eines Diensthandys?
Haben Arbeitnehmer ein Recht auf ein Diensthandy?
Einen Anspruch auf ein Diensthandy haben Beschäftigte in der Regel nicht – selbst dann nicht, wenn die Kollegen eins bekommen. Darüber entscheidet allein der Arbeitgeber. Umgekehrt dürfen Arbeitnehmer ein dienstliches Mobiltelefon nicht ablehnen. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass er es während der Arbeitszeit nutzt und zum Beispiel bei Kundenterminen außerhalb des Unternehmens erreichbar ist.
Hält der Arbeitgeber ein Diensthandy für erforderlich, muss der Mitarbeiter es annehmen – und auf Verlangen wieder abgeben. Wenn das Handy teilweise privat genutzt wird, muss dem Arbeitnehmer ein Zeitraum eingeräumt werden, in dem er private Daten sichern kann. Bei einer ordentlichen Kündigung darf der Arbeitnehmer das Firmenhandy bis zur Kündigungsfrist einbehalten.
Diensthandy: Müssen Arbeitnehmer ständig erreichbar sein?
Wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart wurde, müssen Arbeitnehmer nicht ständig erreichbar sein. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Thüringen hat 2018 entschieden, dass es zu den vornehmsten Persönlichkeitsrechten gehöre, dass ein Mensch selbst entscheidet, für wen er in seiner Freizeit erreichbar sein will oder nicht – und daher ein Arbeitgeber grundsätzlich keinen Anspruch auf die private Handynummer des Arbeitnehmers habe (Az. 6 Sa 442/17). Verweigert sich ein Arbeitnehmer, in Notfällen erreichbar zu sein, sei daher keine Sanktion durch Ausspruch einer Abmahnung möglich.
In höheren Positionen wird dennoch oft eine ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt. Für die Herausgabe der privaten Handynummer besteht ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers, wenn eine Telefonnummer zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (vgl. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Damit geht jedoch keine grundsätzliche Verpflichtung des Arbeitnehmers zur ständigen Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten einher. Diese besteht grundsätzlich nur während der Arbeitszeit und nicht in der Freizeit.
Auch wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Diensthandy zur Verfügung stellt, besteht eine Verpflichtung zur dauernden Erreichbarkeit nur während der Arbeitszeit und einer vereinbarten Rufbereitschaft – keine Verpflichtung zur dauernden Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Ob Arbeitnehmer an freien Tagen erreichbar sein müssen, regelt der Arbeitsvertrag. Wurde eine ständige Erreichbarkeit vereinbart, fällt die Vergütung in der Regel höher aus. Ohne eine solche Klausel müssen Arbeitnehmer nur während der Arbeitszeit und bei Rufbereitschaft erreichbar sein. Wenn ein Arbeitnehmer jedoch freiwillig in seiner Freizeit das Diensthandy mitnimmt, gilt das nicht als vergütungspflichtige Arbeitszeit.
Dürfen Arbeitnehmer das Diensthandy auch privat nutzen?
Ist die private Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt, darf das Diensthandy nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Ist die private Nutzung gestattet, bedeutet das nicht, dass Beschäftigte das Handy während der Arbeitszeit privat nutzen dürfen. Private Telefonate, SMS oder Surfen im Internet während der Arbeitszeit sind kein Bestandteil des Rechts auf private Nutzung.
Wie weit die private Nutzung geht, muss im Einzelfall festgelegt werden. Der Arbeitgeber kann entscheiden, ob bestimmte Apps heruntergeladen werden dürfen. Er hat auch das Recht, Beiträge in Social-Media-Foren zu verbieten. Arbeitnehmer, die ihr Diensthandy privat nutzen dürfen, sollten darauf achten, den Sperrbildschirm nie auszuschalten. Sonst könnten Unbefugte bei Verlust des Handys auf alle Daten zugreifen – auch auf sensible Firmendaten. Arbeitnehmer müssen den Zugriff verhindern und Datensicherheit gewährleisten, sonst riskieren sie eine Abmahnung.
Darf der Arbeitgeber Firmenhandys kontrollieren?
Ist die private Nutzung des Firmenhandys untersagt, hat der Arbeitgeber das Recht, stichprobenartige Kontrollen durchzuführen. Wenn die private Nutzung erlaubt ist, hat der Arbeitgeber ebenfalls ein Mitspracherecht und kann aus Gründen des Datenschutzes zum Beispiel die Installation von WhatsApp untersagen. Hat der Arbeitgeber die private Nutzung des Diensthandys erlaubt, hat er kein Recht, private E-Mails oder Kurznachrichten zu kontrollieren. Er darf weder die Verbindungsdaten einsehen – egal ob privat oder dienstlich – noch Telefonate abhören oder Bewegungsdaten überwachen.
Diensthandy defekt oder verloren: Wer haftet?
Bei Verlust oder Beschädigung haftet in der Regel der Arbeitgeber. Wenn das Diensthandy gestohlen wurde oder verloren gegangen ist, sollte es nach Möglichkeit sofort gesperrt werden. Der Arbeitnehmer muss auch dafür sorgen, dass bestimmte Accounts temporär deaktiviert oder gesperrt werden, sodass mit dem Handy nicht mehr auf wichtige Unternehmensdokumente oder das Firmennetzwerk zugegriffen werden kann.
Wer für den aufkommenden Schaden haftet, hängt davon ab, ob der Arbeitnehmer grob oder leicht fahrlässig gehandelt hat. Bei grober Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer – etwa, wenn das Handy offen im Auto lag oder im Restaurant vergessen wurde. Die Definition von Fahrlässigkeit ist jedoch nicht einfach und sollte vertraglich festgelegt werden.