Hinweisgeberschutzgesetz: Das müssen Unternehmen beachten

Ein zukünftiges Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern relevant. Diese sollen nach der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie (WBRL) durch den deutschen Gesetzgeber grundsätzlich dazu verpflichtet sein, Hinweisgebersysteme zu betreiben. Für Gemeinden sowie für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter ist das Hinweisgebersystem seit dem 18. Dezember 2021 verpflichtend. Wobei sich die Wirkung der Richtlinie auf Hinweise auf den Verstoß von EU-Recht beschränken dürfte, bis ein nationales Hinweisgeberschutzgesetz auch Hinweise auf „erhebliche“ Verstöße gegen nationales Recht, die „gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt“ mit einbeziehen wird, so der Koalitionsvertrag der Ampel-Koalition.

Bisherige Historie des künftigen Hinweisgeberschutzgesetzes

Hinweisgeberschutz, so verlangt es die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments, muss durch nationale Regelungen – etwa durch ein Hinweisgeberschutzgesetz – umgesetzt werden.

Einen zaghaften Versuch hat die abgelöste Große Koalition mit dem Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz vorgelegt. Der Entwurf wies allerdings relevante Lücken auf – kurioserweise in wesentlichen Punkten: nämlich in Sachen Schutz von Hinweisgebern. Die Punkte Datenschutz, Vertraulichkeit sowie die Durchführung von internen Ermittlungen und der Schutz der von den Hinweisen betroffenen Person hat der Gesetzgeber ausgeklammert.

Aktueller Stand: Von der EU-Whistleblower-Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz

  • 16. Dezember 2019: Die EU-Richtlinie 2019/1937 tritt in Kraft. Ab sofort haben die Mitgliedsstaaten zwei Jahre Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzuwandeln du ein entsprechendes Gesetz zu verabschieden.
  • November 2020: Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz legt einen ersten Referentenentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor.
  • April 2021: Die Entwicklung eines Hinweisgeberschutzgesetzes scheitert. Die Koalitionspartner sollen sich nicht einig darüber geworden sein, wie weit der Schutz von Hinweisgeber reichen soll. Auch in Details zu Aufgaben und Verantwortung der Unternehmen konnte man sich nicht einigen.
  • 7. Dezember 2021: Die Ampel-Koalition aus SPD, Grünen und FDP unterzeichnet den Koalitionsvertrag. Dieser enthält auch das Vorhaben, „die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel“ umzusetzen.
  • 16. Dezember 2021: Die Umsetzungsfrist für die EU-Richtlinie 2019/1937 ist abgelaufen. Für die Bundesrepublik Deutschland gibt es noch immer kein verabschiedetes Hinweisgeberschutzgesetz.
  • 28. Dezember 2021: Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) äußert sich zum kommenden Hinweisgeberschutzgesetz in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung. Er hält europäische Richtlinien nicht für unmittelbar anwendbar. Daher soll das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz so schnell wie möglich kommen und über die europäischen Vorgaben hinausgehen. Hinweisgeber leisten einen wichtigen Beitrag und werden auch bei Hinweisen zu Verstößen gegen deutsches Recht geschützt.

Koalitionsvertrag und Hinweisgeberschutzgesetz

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes obliegt nun der Ampel-Koalition. Im Koalitionsvertrag finden sich unter der Überschrift „Unternehmensrecht“ folgende Ausführungen zum Thema Hinweisgeberschutz:

„Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.“

Nimmt man den Koalitionsvertrag beim Wort, steht einerseits ein eindeutiges, reglungsfreudiges und somit rechtssicheres Gesetz vor den Toren der Unternehmen. Gerade wenn es bei Hinweisgebern um Arbeitnehmer und um den Arbeitnehmerschutz geht, wird sich hierfür das Arbeitsministerium verantworten. Der Begriff Praktikabilität verspricht den Corona-geplagten Unternehmen, sie nach Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) nicht mit einem weiteren Gesetz zu plagen, das bürokratische Hürden aufbaut, um im Ergebnis als Papiertiger zu enden. Daher muss wie immer ein Kompromiss zwischen den verschiedenen Interessen hergestellt werden, wobei das Gesetz seinem Namen schon gerecht werden sollte.

Beratung von Whistleblowern bei internen Meldungen verpflichtend?

Unsere Empfehlung an den Gesetzgeber: Durch ein Beratungsangebot können Unternehmen interne Kanäle attraktiv machen und Hinweise im Sinne des Hinweisgebers und des Unternehmens bearbeiten. Soll das Hinweisgeberschutzgesetz seinem Namen gerecht werden, muss eine Beratungsverpflichtung für Hinweisgeber ins Gesetz aufgenommen werden. Das Beratungsangebot kann dem Hinweisgeber den Prozess erklären, der sich an den erteilten Hinweis anschließt. Der Hinweisgeber wird in der Beratung im Umgang mit dem Hinweis geschult. Es ist im Interesse des Hinweisgebers und des Unternehmens, wenn sich der Hinweisgeber an die vorgegebenen Prozesse hält. Der Schutz vor Repressalien wird durch den in der Beratung vorgegebenen Prozess flankiert. Zum Prozess gehören die an der Verarbeitung und Bearbeitung des Hinweises beteiligten Personen. Weiterhin Informationen zum zeitlichen Ablauf und eine Definition der möglichen Ergebnisse der Hinweiseingabe. Fragen, inwieweit der Hinweisgeber anonym bleiben will oder kann, gehören auch zu einer Prozessdefinition.

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Müssen auch anonyme Meldungen verfolgt werden?

Artikel 6 Absatz 2 WBRL stellt es den Mitgliedsstaaten anheim, dass nach den einzuführenden nationalen Gesetzen auch anonyme Meldungen von Verstößen entgegengenommen und weiterverfolgt werden müssen.

Der Name des Gesetzes sollte auch hier den Zweck der Regelungen vorgeben. Auch anonyme Hinweisgeber verdienen Schutz. Gerade bei Hinweisen auf erhebliche Verstöße und verschiedenste Auswirkungen auf den Hinweisgeber muss es möglich sein, anonym zu bleiben. Andernfalls nimmt der Gesetzgeber einen nicht unerheblichen Teil potenzieller Hinweise, die das öffentliche Interesse tangieren, aus dem Anwendungsbereich des Gesetzes heraus.

Wie ist das Verhältnis Hinweisgeberschutzgesetz und DSGVO?

Dies ist umfassende wenngleich ungenaue Fragestellung, welche den vielfältigen, datenschutzrechtlichen Fragestellungen an ein Hinweisgeberschutzgesetz nicht gerecht wird. Daher ein kurzer Abriss wichtiger Anforderungen an das Gesetz:

Die nach Maßgabe der Whistleblower-Richtlinie vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich des Austausches oder der Übermittlung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden, sollte im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates erfolgen. Bedeutet: im Einklang mit der DSGVO.

Gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, der der Verantwortliche (das Unternehmen) unterliegt. Ein Hinweisgeberschutzgesetz muss den Unternehmen jedoch Regelungen zur Dokumentation der Daten, insbesondere zur Frage, ob in den Meldungen genannte Personen informiert werden müssen und diese einen Auskunftsanspruch haben, informieren.

Besondere Probleme wirft die Löschung (Artikel 17 DSGVO) der Daten auf: Folge des Hinweisgeberschutzgesetzes wird sein, dass der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess eines Whistleblowers auf Widereinstellung beweisen müsste, dass die Kündigung nicht aufgrund der Abgabe des Hinweises erfolgte. Wenn aber der gesamte Vorgang aufgrund gesetzlicher Vorgaben gelöscht werden muss, kann dies schwierig zu beweisen sein.

Meldekanäle für interne Meldestellen im Hinweisgeberschutzgesetz

Interne Meldekanäle sind leicht zugänglich und transparent bereitzustellen. Dies ist wichtig, damit Whistleblower Meldungen nicht bei Behörden, sondern über interne Kanäle abgeben. Diese Lenkung ist dabei nicht Ausdruck einer mangelhaften Compliance, sondern der Wunsch, den Melde-Prozess unter Kontrolle zu halten.

Folgende Mindestanforderungen an interne Meldekanäle muss das Hinweisgeberschutzgesetz aufstellen:

  • Unbefugte dürfen keinen Zugriff haben.
  • Identität des Hinweisgebers und Dritter muss geschützt bleiben.
  • Unternehmen müssen dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen und ihn spätestens innerhalb von drei Monaten nach seiner Meldung darüber informieren, wie mit dem Hinweis umgegangen wird und welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat.

Unabhängige Tätigkeit der mit interner Meldestelle besetzten Person

Wünschenswert wäre eine Legaldefinition, zumindest aber eine nicht abschließende Aufzählung von negativen oder positiv Beispielen im Hinweisgeberschutzgesetz, wann eine mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragte Person bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig ist. Arbeitnehmer sind abhängig Beschäftigte und daher gerade nicht unabhängig. Der erste Entwurf der großen Koalition sah hierin kein Problem. Es sollte lediglich sichergestellt werden, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt führen.

Schulungsgebot im Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz sollte klare, praktikable Vorgaben für Art, Inhalt und Regelmäßigkeit von Schulungen statuieren. Die Weiterbildung bietet sich vor allem für Verantwortliche in Vereinen, kleinen Unternehmen und Agenturen oder kleinen Verwaltungseinheiten an.

Pflicht zur Einrichtung externer Meldewegen

Das zukünftige Hinweisgeberschutzgesetz muss folgende Vorgaben der Richtlinie regeln:

  • Benennung für den Komplex Whistleblowing zuständige Behörden, welche befugt sind, Meldungen entgegenzunehmen, Rückmeldung dazu zu geben und entsprechende Folgemaßnahmen zu ergreifen. Hierbei wird es sich um Aufsichtsbehörden handeln.
  • Die benannten Behörden müssen mit angemessenen Ressourcen ausgestattet werden.

Die Meldekanäle müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Innerhalb der Behörde muss eine unabhängige, selbstständige Organisationsform (in der Regel eine Abteilung) in Gestalt einer organisatorischen Trennung von allgemeinen Informationskanälen der Behörde geschaffen werden. 
  • Eine vollständige, vertrauliche Behandlung der erhaltenen Meldungen einschließlich ihrer dauerhaften Speicherung sowie die Wahrnehmung einer umfassenden öffentlichen Informationsfunktion hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen und allgemeinen Verfahrensweisen muss sichergestellt werden.

Zudem sind speziell ausgebildete Whistleblowing-Verantwortliche zu bestellen, deren Aufgaben vor allem in der Entgegennahme und Untersuchung von Hinweisen und der kontinuierlichen Rückmeldung und Mitteilung des Verfahrensstands an den Whistleblower bestehen.

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