Abmahnung vom Arbeitgeber – Vorraussetzung, Wirksamkeit & Widerspruch

Verstößt ein Arbeitnehmer gegen die Vereinbarungen in seinem Arbeits- oder Tarifvertrag, indem er etwa ständig zu spät kommt, unentschuldigt fehlt oder Alkohol am Arbeitsplatz trinkt, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abmahnen.

Abmahnung vom Arbeitgeber: Begriff und Bedeutung

Mit einer Abmahnung weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung hin. Er fordert ihn auf, ein bestimmtes Verhalten in Zukunft zu unterlassen. Zugleich droht er arbeitsrechtliche Konsequenzen an – meist die Kündigung –, wenn das unerwünschte Fehlverhalten nicht abgestellt wird.

Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer also die Chance geben, sein vertragswidriges Verhalten zu ändern. Zwar hat eine Abmahnung keine unmittelbare Auswirkung auf den Arbeitsvertrag – sie ist als arbeitsrechtliche Maßnahme aber gegebenenfalls Vorstufe und Voraussetzung für eine Kündigung.

Nicht jedes Verhalten muss in einer Abmahnung münden. Je nach Schwere der Pflichtverletzung erteilen Arbeitgeber auch formlose Rügen und sprechen etwa eine Ermahnung aus. Die Ermahnung gilt als milderes Mittel zur Abmahnung und mit ihr werden keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen angedroht.

Nicht nur Arbeitgeber können Arbeitnehmer abmahnen, sondern auch Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber abmahnen, insofern dieser im Arbeitsvertrag getroffene Vereinbarungen verletzt. Häufig handelt es sich um ausbleibende Gehaltszahlungen oder mangelnden Arbeitsschutz.

Nur steuerbares Verhalten kann abgemahnt werden

Der Arbeitgeber kann immer nur steuerbares Verhalten abmahnen, also Verhalten, das der Arbeitnehmer beeinflussen kann. Häufige Abmahngründe sind unter anderem Fehler bei der Arbeit (Schlechtleistung), verspätete oder fehlende Anzeige von Krankheit und damit verbundene Ausfälle oder Arbeitsverweigerung. Aber auch Arbeitsverweigerung oder ständige Unpünktlichkeit kann zu einer Abmahnung führen. Nicht zuletzt können Diskriminierung oder Beleidigung von Kollegen, rufschädigendes Verhalten in der Öffentlichkeit (etwa auf Social Media), Straftaten bei der Arbeit oder unerlaubte Nebentätigen Grund für eine verhaltensbedingte Abmahnung sein.

Das bedeutet wiederum auch, dass eine Abmahnung allenfalls eine Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung sein kann. Personenbedingte und betriebsbedingte Entlassungen kann der Arbeitgeber auch ohne vorherige Abmahnung vornehmen.

Voraussetzungen für die Wirksamkeit von Abmahnungen

Damit im Kontext Arbeitsrecht eine Abmahnung rechtswirksam ist, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Erfüllt sie diese nicht, ist sie unwirksam. Eine Arbeitgeberabmahnung muss diese drei Voraussetzungen erfüllen:

1. Die Abmahnung muss genau beschreiben, welches Verhalten abgemahnt wird.
2. Sie muss die Aufforderung enthalten, dieses Verhalten in der Zukunft zu ändern.
3. Und sie muss die Rechtsfolgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses – sprich die Kündigung – androhen, wenn das Verhalten künftig nicht geändert wird.

Erfüllt die Abmahnung diese Voraussetzungen nicht, ist sie rechtlich angreifbar. Enthält sie zum Beispiel eine falsche Tatsachenbehauptung, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung und kann ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen.

Eine Abmahnung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen, allerdings fehlt es mündlichen Abmahnungen an Beweiskraft. Der Arbeitgeber muss die Umstände, die zur Abmahnung geführt haben, nämlich im Zweifel beweisen können. Ob ein Abmahnungsgespräch oder Personalgespräch vor der Abmahnung stattfindet oder nicht, hat keinen Einfluss auf die Wirksamkeit einer Abmahnung. Etwas anderes kann im Kontext des Öffentlichen Diensts festgelegt sein. Hier kann der Tarifvertrag ein Anhörungsrecht für Mitarbeiter vorsehen.

Weiterhin gibt es für Abmahnungen im Arbeitsrecht keine Fristen. Lässt sich ein Arbeitgeber allerdings zu lange Zeit, ein ihm bekanntes Fehlverhalten abzumahnen, kann er sein Recht, abzumahnen, verwirken.

Wie viele Abmahnungen sind für eine Kündigung nötig?

Es gibt es keine verbindliche Regel, wie oft der Arbeitgeber ein Fehlverhalten abmahnen muss, bevor er den Arbeitnehmer kündigen darf. Letztendlich kommt es auf die Schwere der Pflichtverletzung an. Je schwerwiegender der Verstoß und je mehr er den Betriebsablauf stört, desto weniger muss der Arbeitgeber abmahnen, bevor er kündigen kann.

Für die Abmahnung in der Ausbildung gilt etwas anderes. Der Ausbildungsbetrieb muss Azubis in der Regel mindestens zweimal einschlägig wegen desselben Fehlverhaltens abmahnen, bevor er sie deswegen kündigen kann. Allerdings spielt hier auch eine Rolle, wie viel Zeit zwischen den Abmahnungen vergangen ist. Wann eine Abmahnung verjährt, hängt auch von der Schwere des Pflichtverstoßes ab.

Abmahnung: Betriebsrat und Gegendarstellung

Existiert ein Betriebs- oder Personalrat, muss dieser vor einer Abmahnung durch den Arbeitgeber nicht angehört werden. In der Praxis informiert der Arbeitgeber den Betriebsrat bei einer Abmahnung dennoch oft über das Geschehen.

Wer als Arbeitnehmer abgemahnt wurde, kann sich außerdem laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) darüber beim Betriebsrat beschweren. Hält der Betriebsrat die Beschwerde für berechtigt, kann er beim Arbeitgeber die Abhilfe der Beschwerde verlangen.

Arbeitnehmer sind stets berechtigt, eine Gegendarstellung zu verfassen. Diese muss der Arbeitgeber der entsprechenden Abmahnung in der Personalakte beifügen. Das kann im Rahmen einer späteren Überprüfung einer Kündigung (zum Beispiel bei einer Kündigungsschutzklage) Vorteile haben.

Kündigung nur nach Abmahnung möglich?

Einige Arbeitnehmer gehen davon aus, dass der Arbeitgeber vor jeder Kündigung mindestens eine Abmahnung erteilen muss. Das stimmt allerdings nicht in allen Fällen.

1. Eine Arbeitgeberabmahnung ist (nur dann) Voraussetzung einer wirksamen Kündigung, wenn es
   – sich um eine verhaltensbedingte Kündigung handelt, bei der
   – das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift.
   
2. Eine Abmahnung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für die Kündigung von Mitarbeitenden
   – in Betrieben mit weniger als zehn Angestellten (Kleinbetriebe) oder
   – im ersten halben Jahr ihrer Beschäftigung (in der Regel gleichbedeutend mit Probezeit).
   
3. Bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen oder Pflichtverletzungen im sogenannten Vertrauensbereich ist eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich. Vor allem wer als Arbeitnehmer von vornherein wusste, dass sein Fehlverhalten im Arbeitsverhältnis rechtswidrig ist (beispielsweise Diebstahl, Betrug, Unterschlagung, schwere Beleidigungen), muss damit rechnen, dass eine Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung ausgesprochen wird.

Dennoch ist auch in Fällen fristloser Kündigungen immer Spielraum für rechtliche Auslegungen. So kann aus einer vermeintlich wirksamen fristlosen Kündigung eine vollständig unwirksame werden. Insbesondere, wenn – entgegen der Auffassung des Arbeitgebers – doch eine Abmahnung notwendig gewesen wäre.

Entfernungsanspruch: der Abmahnung widersprechen

Gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung durch den Arbeitgeber kann man sich zur Wehr setzen und dieser widersprechen. Unberechtigt abgemahnte Arbeitnehmer können – auch mit anwaltlicher Unterstützung – außergerichtlich die Entfernung des Abmahnvermerks aus der Personalakte verlangen. Gelingt das nicht, können Arbeitnehmende diesen Entfernungsanspruch vor dem Arbeitsgericht durchsetzen. Bei einer entsprechenden Klage beträgt der Streitwert regelmäßig ein Brutto-Monatsgehalt.

Auch die Entfernung einer berechtigten, wirksamen Abmahnung können Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen verlangen. Mit ihrem Alter verlieren Abmahnungen rechtlich mehr und mehr an Bedeutung. Je leichter eine Pflichtverletzung war, desto (zeitlich) eher kann eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangt werden. Fixe Fristen bestehen in diesem Zusammenhang allerdings nicht.

Abmahnung anfechten und Widerspruch einlegen

Arbeitnehmer können gegen eine mündliche oder schriftliche Abmahnung Widerspruch einlegen, wenn sie die Abmahnung als ungerecht empfinden. Wir haben für Sie zusammengestellt, wie Sie einer Abmahnung widersprechen können und was es dabei zu beachten gibt.

Wie kann man gegen eine Abmahnung Widerspruch einlegen?

Arbeitnehmer haben im Prinzip drei Möglichkeiten, um gegen eine vom Arbeitgeber ausgesprochene Abmahnung Widerspruch einzulegen:

Abmahnung anfechten mittels Gegendarstellung

Um zu Unrecht ausgesprochene Vorwürfe aus der Abmahnung richtigzustellen oder zu erklären, haben Arbeitnehmende ein Recht darauf, Widerspruch gegen eine Abmahnung einzulegen beziehungsweise eine Gegendarstellung zu verfassen. Im Gegendarstellungsschreiben kann der Arbeitnehmer versuchen, den Arbeitgeber zur Rücknahme der Abmahnung zu bewegen.

Klage beim Arbeitsgericht einreichen

Weigert sich der Arbeitgeber, die Abmahnung aus der Personalakte zu löschen, können Arbeitnehmende Klage beim Arbeitsgericht einreichen. Sie können dann verlangen, dass der Arbeitgeber die ungerechtfertigte Verwarnung aus den Unterlagen entfernt.

Widersprechen durch Betriebsrat

Gemäß Betriebsverfassungsgesetz hat jeder Arbeitnehmer das Recht, sich beim Betriebsrat zu beschweren, wenn er eine zu Unrecht erteilte Abmahnung erhalten hat (§ 84 BetrVG). Der Betriebsrat prüft die Abmahnung und wendet sich an den Arbeitgeber, um die Beschwerde zu klären.

Abmahnung anfechten mit rechtlicher Unterstützung

• Ist die Abmahnung ungerechtfertigt und die Vorwürfe darin besonders schwerwiegend, kann es für den Arbeitnehmer ratsam sein, einen auf Arbeitnehmerschutz spezialisierten Anwalt hinzuzuziehen. Ein Rechtsanwalt für Arbeitsrecht kann einschätzen, ob der Widerspruch gegen die Abmahnung sinnvoll wäre.
• Zusammen mit dem Anwalt kann eine geeignete Argumentationsstruktur für die Gegendarstellung erarbeitet werden. Diese kann helfen, den Arbeitgeber zur Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu bewegen. Will der Arbeitgeber das Anfechten der Abmahnung nicht akzeptieren, kann der Rechtsbeistand helfen, diesen Anspruch gerichtlich durchzusetzen.

Widerspruch verfassen

Wer als Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung Widerspruch einlegen möchte, sollte darauf achten, dass sich das Widerspruchsschreiben spezifisch auf die ungerechtfertigte Abmahnung bezieht. Inhaltlich kann der Widerspruch folgendermaßen gegliedert sein:

• vollständiger Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Ort und Datum des Widerspruchsschreibens
• Überschrift (etwa „Widerspruch gegen die Abmahnung vom …“ oder „Gegendarstellung zur Abmahnung vom …“)
• Schilderung des in der Abmahnung genannten Vorgangs mit Zeitangaben
• ausführliche Darstellung der eigenen Sicht auf die Dinge
• Aufforderung an den Arbeitgeber, die unberechtigte Abmahnung aus den Personalunterlagen zu löschen
• Bitte um Mitteilung einer zeitnahen Entscheidung
• Unterschrift des Arbeitnehmers

Widerspruch gegen Abmahnung: wichtige Fristen

Um eine Abmahnung anzufechten, ist keine explizite Frist vorgesehen. Das heißt, der Arbeitnehmer muss nicht unbedingt zeitnah nach Erhalt der ungerechtfertigten Abmahnung gegen diese vorgehen. Selbst lange nach Ausspruch der Abmahnung sind Widerspruch und Gegendarstellung möglich.

Dasselbe gilt für den Arbeits- oder Tarifvertrag. Auch aus diesem können sich zum Anfechten einer Abmahnung keine Ausschlussfristen ergeben. Dies liegt darin begründet, dass eine zu Unrecht erteilte Abmahnung das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzt. So lange der Arbeitgeber an der Berechtigung der Abmahnung festhält, wird auch das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzt. Und genau so lange haben Arbeitnehmende auch das Recht, die Abmahnung anzufechten bzw. dieser zu widersprechen.

Hinweis: Auch wenn Sie als arbeitnehmende Person ihre Abmahnung bei Erhalt bereits unterschrieben haben, ist ein Widerspruch jederzeit möglich.

Bei weiteren Fragen zum Thema wenden Sie sich vertrauensvoll an VON RUEDEN | HEYSE, um sich von einem spezialisierten Rechtsanwalt beraten zu lassen!