Im Briefkasten liegt eine Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2024, Datum: September 2026, Nachzahlung 780 Euro. Wer in dieser Lage ist, sollte zuerst auf das Datum schauen und nicht auf die Summe – denn für die Nachforderung gilt eine harte Frist, und die war hier längst abgelaufen.
- Der Vermieter muss über die Betriebskosten spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen.
- Versäumt er diese Frist, kann er in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben muss er dem Mieter aber weiterhin auszahlen.
- Mieter haben ihrerseits zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben.
- Nicht umlagefähig sind insbesondere Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Reparaturkosten.
- Ohne verbrauchsabhängige Erfassung von Heizung und Warmwasser darf der Mieter den Heizkostenanteil regelmäßig um 15 Prozent kürzen.
Die Zwölfmonatsfrist des Vermieters
Nach § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs muss der Vermieter die Abrechnung über die Vorauszahlungen dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Rechnet er über das Kalenderjahr 2024 ab, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2025 zugegangen sein. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum des Schreibens oder der Poststempel.
Die Frist gilt für die Miete von Wohnraum – darum geht es in diesem Beitrag. Für Gewerberäume gibt es keine solche gesetzliche Ausschlussfrist; dort kommt es auf den Mietvertrag und eine angemessene Abrechnungsfrist an.
Ist die Frist abgelaufen, ist die Nachforderung ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Die Rechtsprechung legt diesen Maßstab eng an: Dass die Hausverwaltung überlastet war, der Dienstleister die Unterlagen spät geliefert hat oder ein Eigentümerwechsel stattfand, genügt regelmäßig nicht. Anerkannt werden eher Fälle, in denen etwa die Abrechnung eines Versorgers aus Gründen außerhalb des Einflussbereichs des Vermieters ausbleibt.
Wichtig ist die Gegenrichtung: Die Frist schützt nur vor Nachzahlungen. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, bleibt der Anspruch auf Auszahlung bestehen. Eine zu späte Abrechnung ist also nicht wertlos – sie lohnt den Blick in jedem Fall.
Was in der Abrechnung stehen muss
Eine Abrechnung ist nur dann formell wirksam, wenn sie für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar ist. Dazu gehören nach der Rechtsprechung regelmäßig vier Elemente: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eines dieser Elemente, ist die Abrechnung formell unwirksam – jedenfalls für die betroffene Kostenposition, bei grundlegenden Mängeln auch insgesamt. Die Folge: dass nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist keine Nachbesserung mehr möglich ist, soweit es um die Nachforderung geht.
Davon zu unterscheiden sind inhaltliche Fehler, etwa ein zu hoch angesetzter Gesamtbetrag oder ein falscher Quadratmeterwert. Solche Fehler machen die Abrechnung nicht unwirksam, führen aber zu einer Korrektur des Ergebnisses. Hier ist es Sache des Mieters, die Punkte zu benennen.
Welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen
Betriebskosten darf der Vermieter nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, ist die Miete eine Inklusivmiete, und eine nachträgliche Umlage ist nicht möglich. Welche Positionen zulässig sind, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung – dort sind etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Wäschepflege aufgeführt. Die laufenden Gebühren für Kabelfernsehen und Gemeinschaftsantenne dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden, umlagefähig ist dort nur noch der Betriebsstrom.
Nicht umlagefähig sind dagegen die Kosten der Verwaltung und die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. Tauchen in der Abrechnung Posten wie „Verwaltergebühr", „Reparatur Heizungsanlage" oder „Rechtsberatung" auf, gehören sie dort regelmäßig nicht hin. Das gilt auch dann, wenn der Vermieter die Wohnung in einer Eigentumsanlage hält und die Hausgeldabrechnung diese Posten enthält – er muss sie herausrechnen. Zusätzlich gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit: Der Vermieter muss bei der Beauftragung von Dienstleistern auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten.
Das Formular finden Sie am Ende dieser Seite – kostenfrei und unverbindlich.
Heizkosten, Verbrauchserfassung und CO2-Abgabe
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass ein Teil der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet wird – in der Regel zwischen 50 und 70 Prozent, der Rest nach Fläche. Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl das vorgeschrieben ist, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen.
Seit 2023 wird außerdem der CO2-Preis auf Heizöl und Erdgas zwischen Mietern und Vermietern geteilt. Bei Wohngebäuden richtet sich der Vermieteranteil nach einem Stufenmodell: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, gemessen am CO2-Ausstoß pro Quadratmeter und Jahr, desto höher der Anteil, den der Vermieter selbst tragen muss. Die Aufteilung muss in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden. Fehlen diese Angaben, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Absatz 4 Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz).
Belegeinsicht und die Einwendungsfrist des Mieters
Mieter können die Belege einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen – Rechnungen, Verträge, Verbrauchsablesungen. In der Regel geschieht das durch Einsicht in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Verwaltung; auf Kopien besteht nicht in jedem Fall ein Anspruch, wohl aber dann, wenn eine Einsicht vor Ort unzumutbar ist, etwa bei großer Entfernung. Solange berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht gewährt wird, kann der Mieter die Nachzahlung zurückhalten.
Umgekehrt läuft auch für den Mieter eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, den Mieter trifft an der Verspätung kein Verschulden. Wer die Abrechnung also für falsch hält, sollte die Beanstandungen schriftlich und in dieser Frist benennen – pauschales Bestreiten genügt nicht, die Punkte müssen erkennbar sein.
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Was das praktisch bedeutet
Vor einer Zahlung lohnen drei Schritte: das Zugangsdatum der Abrechnung mit dem Ende des Abrechnungszeitraums vergleichen, prüfen, ob alle vier formellen Bestandteile vorhanden sind, und die Kostenarten mit dem Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung abgleichen. Eine Zahlung unter Vorbehalt ist möglich, wenn der Mieter vermeiden will, in Verzug zu geraten, die Abrechnung aber noch nicht beurteilen kann.
Für Vermieter gilt dasselbe Datum in umgekehrter Richtung: Wer die Zwölfmonatsfrist reißt, verliert die Nachforderung endgültig. Es empfiehlt sich daher, die Abrechnung frühzeitig vorzubereiten und bei fehlenden Drittabrechnungen zu dokumentieren, woran die Verzögerung liegt.
Dieser Beitrag beschreibt die allgemeine Rechtslage für Wohnraummietverhältnisse mit Stand Oktober 2026. Ob eine konkrete Abrechnung wirksam ist, hängt vom Mietvertrag, vom Abrechnungszeitraum und von den einzelnen Positionen ab. Sie erreichen uns unter 030 / 200 590 770.
Muss ich eine Nachzahlung leisten, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
In der Regel nicht. Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist ist die Nachforderung ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Ein Guthaben müsste er Ihnen gleichwohl auszahlen.
Wie lange kann ich der Abrechnung widersprechen?
Einwendungen müssen spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter eingehen. Sie sollten die beanstandeten Punkte konkret benennen, nicht nur allgemein widersprechen.
Darf der Vermieter Reparaturkosten umlegen?
Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Gleiches gilt für Verwaltungskosten. Entsprechende Positionen sind aus der Abrechnung herauszurechnen.
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